Современное уничтожение архивных документов
Согласно законам РФ, на некоторые документы наложено условие о постоянном хранении. В этом случае руководство организаций должно систематизировать такую документацию, обрабатывать её, а затем сдавать в государственный архив для последующего сохранения.
Постоянному хранению подлежать следующие документы:
- Разнообразные постановления и акты об утере документов;
- Организационная структура предприятия;
- Наименование и список приказов, имеющих отношение к основному виду деятельности организации;
- Годовая налоговая отчётность в федеральную налоговую службу (ФНС), и фонды (ПФР и ФСС);
- Бухгалтерская годовая отчетность;
- Документация о благотворительности;
- Значения отчетных показателей и выполнения плана за год;
- Полный перечень лиц (как физических, так и юридических), которые имеют законодательно подтверждённое право на получение дивидендов компании;
- Подтверждения валютных операций и т.д.
Время хранения таких документов строго регламентируется. В одном случае — законодательством, в другом — руководством организации. За целенаправленное уничтожение некоторых видов информации наступает уголовная ответственность. Например, аудиторские заключения и различная документация о финансовой отчётности должна быть сохранена и размещена в архиве минимум в течение 5 лет после даты формирования такой отчётности.
Исходя из современного Российского законодательства, утилизация архивных документов должна сопровождаться составлением сопроводительных документов, подтверждающих факт утилизации.
Документы могут утилизироваться следующими способами:
- Сжигание;
- Закапывание;
- Шредирование;
- Мобильный шредер.
Преимущества того или иного вида утилизации уточняется на сайте организаций, занимающихся этим видом деятельности, например: http://makulatura24.ru/unichtozhenie-dokumentov
Утилизация секретной информации производится самым дорогостоящим и надёжным методом из всех возможных — химической обработкой. Изготавливается смесь химических веществ, с помощью которой документация перерабатывается в однородную массу. К минусам этого способа относится высокая цена. Данный метод хорош для государственных учреждений и различных крупных компаний, когда нужно стопроцентное уничтожение информации. Химическая утилизация может использоваться как окончательный вариант шредирования для избавления от остатков бумаги.
Цены на утилизацию документации предприятие устанавливает самостоятельно. Если клиенту требуются услуги транспорта для погрузки документов, то стоимость услуг также входит в общую цену. При этом в цену на транспортные услуги входит подача автомобиля, время его простоя при загрузке, а также транспортировка на место уничтожения бумаг.
В современных странах предприятия, которые специализируются на утилизации отходов, используют методы, не вредящие экологии (химическая утилизация и шредирование). Такие способы выгодны с финансовой точки зрения, не нарушают законодательство и препятствуют загрязнению окружающей среды.
